Die Einreichung des Beitrags muss über das Einreichungsformular auf der Webseite www.qs-tag.de erfolgen. Der Veranstalter ist nicht verpflichtet, Einreichungen, die über andere Wege eingehen, zu berücksichtigen.

Aus den bis zum Einreichungs-Endtermin (siehe Deadline im Call for Papers) eingegangenen Beiträgen wählt das Programmkomitee diejenigen Beiträge aus, die vom Veranstalter zur Präsentation & Veröffentlichung auf der Konferenz angenommen werden. Kriterien dieser Begutachtung sind die im Call for Papers
veröffentlichten inhaltlichen Kriterien, sowie die „Hinweise für Ihre Einreichung“.

Der Referent ist verpflichtet mitzuteilen, ob/wo der Beitrag bereits an anderer Stelle präsentiert oder eingereicht wurde/wird. Änderungen/Erweiterungen/Aktualisierungen gegenüber solchen erfolgten/parallelen Veröffentlichungen sind in der Einreichung klar zu benennen.

Es besteht keinerlei Anspruch auf Annahme des Beitrags. Der Beitrag kann jederzeit und ohne Angabe von Gründen vom Programmkomitee oder vom Veranstalter abgelehnt werden. Dies gilt auch nach einer evtl. erfolgten Annahme des Beitrags.

Titel, Länge, inhaltliche Schwerpunkte und Präsentationsformat können im Zuge des Begutachtungsprozesses in Absprache zwischen Programmkomitee und Referent angepasst werden. Der Referent steht hierzu für Rückfragen telefonisch oder per E-Mail zur Verfügung, wirkt angemessen mit und setzt Änderungen zeitnah um.

Nach Abschluss des Auswahlprozesses benachrichtigt der Veranstalter den Referenten über die Annahme oder die Ablehnung des Beitrags.

• Im Falle einer Ablehnung gilt: Für die Einreichung oder Vorbereitung des Beitrags werden keinerlei Kosten erstattet und keine Vergütung gewährt. Die eingereichten Unterlagen verbleiben zur internen Dokumentation beim Veranstalter. Eine Veröffentlichung durch den Veranstalter erfolgt nicht.

• Im Falle einer Annahme gilt: Der Veranstalter wird die eingereichten Unterlagen hinsichtlich Form und Inhalt abschließend prüfen und nach Erfordernis einen nochmaligen Korrekturdurchgang durchführen. Eine telefonische Feinabstimmung der Beiträge, ggf. Änderungen, Ergänzungen mit dem Programmkomitee - soweit notwendig - erfolgt bis Mitte Juli 2024.
  
  Die (korrigierten) Unterlagen müssen vollständig und präsentationsreif zum vereinbarten Abgabetermin bis zum 7. Oktober 2024 in digitaler Form als PowerPoint-Datei an den Veranstalter per E-Mail an qs-tags(at)imbus.de übermittelt werden.

• Annahme als Ersatzvortrag: Um bei Ausfall eines Vortragenden am Veranstaltungstag hochwertige Ersatzbeiträge anbieten zu können, wird der Veranstalter nach eigenem Ermessen Beiträge als Ersatzvortrag annehmen. Die betroffenen Referenten werden über die Annahme als Ersatzvortrag informiert und können dieser zustimmen oder sie
  ablehnen. Falls zugestimmt wird, entscheidet der Veranstalter situationsabhängig und kurzfristig, spätestens am jeweiligen Veranstaltungstag, ob der Vortrag zu halten ist. Auch für diesen Fall, sichert der Referent zu, seinen Beitrag und Vortrag gemäß allen Regeln dieser Vereinbarung fristgerecht vorzubereiten, an den Veranstaltungstagen anwesend zu sein und den Vortrag auf Anforderung des Veranstalters zu präsentieren.

Nach Annahme der Beiträge plant der Veranstalter die Vorträge im Veranstaltungsablauf ein. Das Veranstaltungsprogramm wird auf der Konferenz-Webseite www.qs-tag.de veröffentlicht. Änderungen des Veranstaltungsprogramms durch den Veranstalter sind auch nach Veröffentlichung jederzeit möglich.
Der Veranstalter behält sich eine (auch kurzfristige) Absage der Veranstaltung bei einer nicht ausreichenden Marktresonanz vor.

Der Referent wird seinen Beitrag an dem im Veranstaltungsprogramm festgelegten Veranstaltungstermin und Veranstaltungsort persönlich präsentieren. Im Fall einer Verhinderung, stellt der Referent, wenn möglich, einen qualifizierten Vertreter. Dafür etwaig entstehende Kosten werden selbst getragen.

Es wird erwartet, dass der Referent die Anreise zeitlich so plant, dass er rechtzeitig vor dem Beginn des ersten Konferenztages am Veranstaltungsort eintrifft. Bei Anreise aus größerer Entfernung (insbesondere interkontinentaler Flug) ist die Ankunft am Vortag einzuplanen.

Die fachlichen Inhalte des Beitrags stehen gemäß Call for Papers im Vordergrund der Präsentation. Die Präsentation hat keinen primär werblichen Charakter.

Der Referent wird während der gesamten Konferenz am Veranstaltungsort anwesend sein und für Fragen und Fachgespräche der Konferenzteilnehmer in einem angemessenen Rahmen zur Verfügung stehen.

Sämtliche eingereichte und/oder präsentierte Materialien (Texte, Folien, Diagramme, Abbildungen, Fotos, Videos etc.) sowie Inhalte müssen frei von Urheberrechten Dritter sein. Andernfalls sichert der Referent zu, dass er zur Verwendung und Veröffentlichung solcher Unterlagen und Inhalte durch den jeweiligen Rechte- Inhaber berechtigt wurde. Sollten Rechte Dritter einer Präsentation oder Verwertung nach dieser Vereinbarung entgegenstehen, so muss der Referent den Veranstalter hiervon umgehend in Kenntnis setzen.

Der eingereichte Beitrag (in Kurz- oder Langfassung sowie die zugehörige Präsentation) und Informationen zum Referent (Lebenslauf, Foto) dürfen als Bestandteil der elektronischen und/oder gedruckten Teilnehmerunterlagen weitergegeben und veröffentlicht werden (z.B. zum Download).

Auszüge aus diesen Materialien dürfen zum Zwecke der Konferenz-Vermarktung eingesetzt werden, u.a. für: Information zum Programm auf www.qs-tag.de und www.imbus.de, Poster, PR-Maßnahmen, Social Media-Aktionen, Mailings etc. Darüber hinaus dürfen diese Materialien im Anschluss an die Konferenz vom Veranstalter im Internet, in einem Konferenzband oder in anderen geeigneten Medien veröffentlicht werden.

Der Referent ist damit einverstanden, gefilmt oder fotografiert zu werden. Er ist insbesondere damit einverstanden, dass seine Präsentation durch den Veranstalter bzw. in dessen Auftrag in Wort und Bild aufgezeichnet wird. Er wird keinen Einwand gegen eine Veröffentlichung (live oder zu einem späteren Zeitpunkt) erheben und keine wie auch immer gearteten Ansprüche in diesem Zusammenhang an den Veranstalter oder dessen Auftragnehmer stellen.

Der Referent berechtigt den Veranstalter, das so gewonnene Bild- und Tonmaterial im Internet (auch gegen Entgelt) Dritten zugänglich zu machen, um mit Teilstücken aus diesem Bild- und Tonmaterial für die Konferenz und/oder zukünftige Konferenztermine zu werben (z.B. in einem Teaser-/Impressionen Video). Gleiches gilt für das Portrait-Bild, das der Referent im Rahmen des Call for Papers eingereicht hat.

Die Regelungen der Nutzungs- und Verwaltungsrechte gelten auch für Übersetzungen in die deutsche und/oder englische Sprache, die der Veranstalter (in Teilen oder für alle Teile der Materialien) vornehmen darf.

Sämtliche eingereichten Unterlagen, sowie übermittelte persönlichen Daten, Videos und Bilder dürfen:

• zum Zwecke der Konferenzorganisation und im Rahmen o.g. Verwertung in den EDV-Systemen des Veranstalters oder beauftragter Dienstleister gespeichert werden;
• zum Zwecke der Begutachtung an die Mitglieder des Programmkomitee weitergeleitet werden;
• zum Zwecke der Konferenz-Vermarktung veröffentlicht werden.

Der Referent erhält eine kostenfreie Teilnahme an beiden Konferenztagen inkl. Abendveranstaltung, sowie die Unterbringung im Konferenzhotel für max. 2 Nächte.

Reisekosten werden gegen Nachweis wie folgt erstattet:

• max. EUR 500,- bei An- und Rückreise innerhalb der EU
• max. EUR 1.500,- bei An -und Rückreise aus anderen Regionen

Eine weitere Vergütung ist nicht vereinbart.

Diese Vereinbarung gilt ab dem Zeitpunkt des Eingangs des Beitrags beim Veranstalter und umfasst alle ggf. im Zuge der Begutachtung erstellten Versionen des Beitrags, sowie sämtliche zugehörigen mit eingereichten Unterlagen (Abbildungen, Fotos, Inhaltsangabe, Beitrag in kurz- und ggf. Langfassung, Lebenslauf etc.).

Die Vereinbarung endet zum 31.12. des Jahres, in dem die Konferenz stattfindet. Die Rechteübertragung gemäß „5. Nutzungsrechte, Verwertungsrechte“ gilt davon unabhängig, zeitlich und örtlich unbefristet.

Die ganze oder teilweise Unwirksamkeit einzelner Klauseln dieser Vereinbarung hat nicht die gesamte Unwirksamkeit des Vertrages zur Folge. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame Bestimmung ersetzt, die der unwirksamen Bestimmung in ihrer wirtschaftlichen Bedeutung möglichst nahe kommt.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendbarkeit des UN-Abkommens zum internationalen Warenkauf (CSIG) wird ausgeschlossen. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Unternehmenssitz des Veranstalters.

Nebenabreden bedürfen der Schriftform. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Unternehmenssitz des Veranstalters, Erlangen. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Stand: Januar 2024